SECRETARIA DE CLÍNICA MÉDICA

A atividade de Secretária de Clínica Médica ou de consultório médico tem fundamental importância para o bom andamento das atividades desenvolvidas na instituição. É este profissional que irá contribuir com a organização das atividades, bem como participa da qualidade do atendimento prestado pela clínica. A (o) secretária (o), geralmente, é a primeira a ter contato com o cliente ou paciente e portanto, torna-se responsável pelo bem-estar dos mesmos enquanto esperam o atendimento médico.

Principais Atividades a serem realizadas

Agenda

  • Marcar consultas;
  • Adiantar consultas quando houver horário vago;
  • Realizar remarcações;
  • Fazer confirmação das consultas com os pacientes;
  • Manter os horários organizados para evitar atrasos no atendimento;
  • Saber resolver situações de solicitação de encaixe com urgência;
  • Saber utilizar software de agenda eletrônica;

Atendimento 

  • Recepcionar os pacientes que chegam ao consultório com prontidão;
  • Atender sempre aos telefonemas e retornar as ligações de acordo com necessidade;
  • Gerenciar os e-mails recebidos e respondê-los adequadamente;
  • Fazer corretamente o registro dos dados pessoais do paciente na ficha, com discrição;
  • Confirmar os dados de pacientes já cadastrados;
  • Saber ouvir as queixas, explicações e dúvidas dos pacientes;
  • Explicar procedimentos médicos e gerais do consultório com clareza;
  • Auxiliar com as dúvidas dos pacientes conforme possível;
  • Organizar o fluxo de pacientes no consultório, encaminhando para espera, consulta, pagamento, etc…
  • Zelar pela organização e tranquilidade do ambiente, mantendo cordialidade, tom de voz adequado e pedindo silêncio quando necessário.

Médico

  • Anotar e repassar os recados deixados para o médico;
  • Chegar antecipadamente para abrir o consultório;
  • Passar ao médico a agenda do dia;
  • Financeiro;
  • Receber pagamentos dos pacientes;
  • Fazer a cobrança de convênios pelos sistemas próprios de cada um;
  • Emitir recibos conforme necessário;
  • Realizar o pagamento de contas do consultório;
  • Manter controle sobre entrada e saída de dinheiro do caixa.

ORGANIZAÇÃO

  • Manter fichas, arquivos e documentos em geral do consultório devidamente armazenados e organizados;
  • Zelar pela organização física do consultório, conferindo se limpeza e arrumação estão sempre ótimas;
  • Acompanhar o uso de materiais diversos como de limpeza, escritório, médicos, etc e garantir que sejam sempre repostos de acordo com necessidade;
  • Garantir a disponibilidade de entretenimento e amenidades aos pacientes, seja ligando televisão, dispondo revistas, oferecendo café ou água, etc…

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO GERAL

  • Introdução;
  • Perfil e Funções da Secretária de Consultório Médico;
  • Relações Interpessoais e Etiqueta;
  • Funções, Atribuições e Responsabilidades da Secretária;
  • Postura e Olhar;
  • Conquistando os Clientes ou Pacientes;
  • Tarefas Diárias de Uma Secretária;
  • A Excelência no Atendimento;
  • Finanças;
  • Controle e Uso da Agenda;
  • Postura Ideal de Atendimento;
  • A Importância da Comunicação com os Clientes/Pacientes;
  • Desenvolvimento de Habilidades de Comunicação;
  • A Humanização da Secretária e o Humaniza SUS;
  • Dicas de Como Conquistar a Confiança do Médico;
  • Trabalhando com Operadoras de Planos de Saúde

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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